Bighand Legal et Logiciel de Transcription Médicale : Etude de cas

Les professionnels des secteurs du médical et du juridique se servent d’enregistreurs vocaux afin de rapidement pouvoir retranscrire des notes juridiques, des ajouts à des dossiers médicaux et autres documents. Durant votre rendez-vous, ces notes que votre médecin enregistre sur son petit appareil argenté qui peut parfois ressembler à un vieux lecteur cassettes des années 80 sont ensuite transmis aux secrétaires ou autres employés des secteurs du médical et du juridique afin de s’assurer que tout se passe correctement.

Nous avons eu la chance d’être appuyé par une agence de Londres durant les 3 mois où nous avons travaillé sur la mise à jour et l’amélioration d’une version ordinateur d’un logiciel d’enregistrement (Bighand), l’un des plus grands de l’industrie à travers le monde.

Bighand se décrit comme “un ensemble d’outils d’enregistrement, de gestion de tâches, de création et de développement qui aide les personnes très occupées à accomplir davantage de tâches en moins de temps, et les organisations à être plus efficace.” Bighand travaille avec 280 000 personnes dans 2 550 organisations.

Avec nos collègues à l’agence, nous avons travaillé sur :

• La création de Personas grâce à des ateliers
• Le mappage des fonctionnalisés déjà existantes et la réflexion autour d’une fonctionnalité de révision pour l’enregistreur pour contrer la concurrence, en travaillant sur le dictaphone et le lecteur, les listes d’attentes, le découpage des enregistrements et la manière de gérer efficacement le volume de transcriptions via un interface amélioré
• Des entretiens avec les dirigeants et modération de tests externes
• La conception d’un cheminement pour incorporer des formulaires pour d’autres flux professionnels tels que la gestion de réservations de voyages
• La production d’un cahier des charges de design d’interaction pour accompagner le prototype afin de guider les développeurs

L’accent était porté sur la plateforme juridique de l’entreprise. Cependant, la seule différence entre les versions juridiques et médicales du logiciel était la personnalisation des flux requis par les institutions médicales. Il n’y avait pas de différences UI ou UX pour la présentation du produit que nous avions sous les yeux. L’agence avec qui nous avons collaboré a réalisé plusieurs tests auprès d’utilisateurs en utilisant Morae™ de Techsmith, aussi bien en laboratoire qu’auprès des employés des départements juridiques. Dans le cadre de la recherche, nous avons observé et effectué des entretiens.

L’un des plus gros challenges sur ce travail a été de comprendre les procédés de transcriptions de données déjà existants et protéger chaque profil d’utilisateur afin d’assurer que les parcours utilisateurs concorderaient avec leurs habitudes d’utilisation. L’une des découvertes clé de ce projet a été de réaliser qu’il y a toujours un moyen de simplifier les choses. Certains utilisateurs comptent sur des fonctionnalités plus que d’autres, et l’important a été de découvrir ces fonctionnalités et de s’assurer qu’elles étaient clairement privilégiées sans pour autant cacher les autres fonctionnalités. Alors que par le passé nous avons travaillé sur des projets avec beaucoup de contribution de la part des utilisateurs, ce projet était probablement le genre qui n’aurait pas fonctionné sans recherche.

Résumé

Globalement, le projet était assez similaire à ceux de Hertz et Remedi Healthcare. De la collecte des besoins aux tests utilisateurs (du système existant et du prototype) que l’agence à mené tout au long du projet, cela a permis de continuellement rassembler des avis qui avaient un réel impact. Ce projet a clairement été le genre de projet pour lequel on est sûr que l’application sera utilisé par un grand nombre d’utilisateurs pour les aider eux et leur organisation à accomplir leurs tâches quotidiennes et atteindre leurs objectifs avec brio.